E-facturatie wordt verplicht vanaf 2026!

Heb je een Belgische onderneming en stuur je facturen naar andere bedrijven? Dan is er goed nieuws (of dringend werk aan de winkel): vanaf 1 januari 2026 ben je verplicht om elektronische facturen te gebruiken — en nee, een pdf per e-mail is niet meer voldoende.

In dit bericht leggen we uit wat er precies verandert, waarom deze regel er komt, wat je moet doen en waar je op moet letten.

Wat verandert er precies?

Vanaf 1 januari 2026 moet elke Belgische onderneming met een btw-nummer bij een B2B-transactie een gestructureerde elektronische factuur uitsturen. Dus of je nu een eenmanszaak bent of een kmo met 50 medewerkers: je moet overstappen naar digitale facturen volgens een wettelijk vastgelegd formaat.

Let op:

• PDF’s via e-mail tellen niet meer mee.

• Je factuur moet verzonden worden via een officieel netwerk zoals Peppol, of een gelijkwaardig systeem.

  
  

Waarom deze maatregel?

De overheid wil:

• btw-fraude tegengaan (die België jaarlijks miljarden kost),

• de administratie digitaliseren,

• en het werk voor ondernemers uiteindelijk makkelijker maken.

  
  

Bovendien sluit België hiermee aan bij een bredere Europese evolutie rond digitale rapportering en e-facturatie.

Wat is een “gestructureerde e-factuur”?

Een gestructureerde e-factuur is:

• een digitaal bestand (zoals UBL of XML)

• leesbaar door boekhoudsoftware

• verstuurd via een beveiligd netwerk zoals Peppol

De meeste boekhoudpakketten of facturatiesoftware regelen dit op de achtergrond.

Voor wie geldt deze verplichting?

Voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die aan andere ondernemingen factureren (B2B). Dus ook voor:

• freelancers,

• kleine vennootschappen,

• zelfstandigen in hoofd- of bijberoep.

  
  

Uitzonderingen?

• B2C-facturen (aan particulieren) vallen niet onder de nieuwe regeling.

• Vrijgestelde btw-plichtigen (bv. sommige medische beroepen) voorlopig ook niet, al verandert dat mogelijk op termijn.

  
  

Wat als je je niet aan de regels houdt?

Dat is geen goed idee. Wie niet conformeert, riskeert:

• boetes tot 80.000 euro,

• verlies van btw-aftrek,

• of het simpelweg onbetaald blijven van je factuur (omdat ze niet geldig is).

  
  

Wat moet jij nu doen?

Hier is een handig stappenplan:

1. Check je huidige facturatiesysteem Kan het gestructureerde e-facturen verzenden en ontvangen?

2. Stap over op Peppol of een andere erkende oplossing Veel boekhoudprogramma’s (zoals Exact, Odoo, Billit, Yuki, enz.) bieden een ingebouwde koppeling.

3. Informeer je klanten en leveranciers Een vlotte overgang lukt alleen als iedereen meewerkt.

4. Gebruik de overgangsperiode Je hebt nog even tijd, maar wacht niet tot eind 2025. Wie nu al overstapt, geniet vaak van premies én efficiëntiewinst.

Wat met e-Reporting?

Vanaf 2028 komt er nog een volgende stap: e-Reporting. Dat betekent dat bepaalde factuurgegevens automatisch naar de fiscus gaan — bijna in real time. Maar daarover later meer. 😉